Comment s’y préparer de façon sereine ?
Jusqu’à présent, pour répondre à un appel d’offre, il est nécessaire de remplir trois formulaires :
– La lettre de candidature (DC1)
– La déclaration du candidat individuel ou du membre de groupement (DC2)
– La déclaration de sous-traitance (DC4)
A partir du 1er avril 2018, ces formulaires seront progressivement amenés à être remplacés par le DUME (Document Unique de Marché Européen). À cette date, les acheteurs auront l’obligation de proposer le DUME de manière électronique sur leurs plateformes de marchés publics. Mais l’échéance principale sera clairement le 1er octobre 2018…
Quelques explications sur le DUME
Qu’est-ce que le DUME ?
Il s’agit d’un formulaire mis en place par la Commission Européenne afin de simplifier les formalités administratives pour les pouvoirs adjudicateurs et les entreprises répondant à des appels d’offre. C’est un document déclaratif où l’opérateur économique atteste qu’il peut répondre à un marché public. Il affirme ne pas répondre à un motif d’exclusion parmi ceux proposés, comme une condamnation pénale ou de l’insolvabilité par exemple et être en capacité financière et technique d’apporter une réponse au marché. Le décret du 25 mars 2016 paru dans le Journal Officiel annonce la mise en place progressive du formulaire en France. L’article 41 précise en effet que « toutes les communications et tous les échanges d’informations sont effectués par des moyens de communication électronique » à partir du 1er octobre 2018. Finis alors les DC1, DC2 et DC4 !
Pourquoi le DUME ?
Ce document est lancé pour répondre à un souci de simplification des procédures. Trois formulaires seront remplacés par un seul. Il y a également une volonté de dématérialiser les documents pour entrer pleinement dans la transformation numérique de la commande publique. La dématérialisation permet de conserver électroniquement les documents. C’est également un gain de temps assuré aussi bien pour l’acheteur que l’opérateur économique puisque la transmission des informations est immédiate à partir du moment où l’on a accès à internet.
Par ailleurs, les informations inscrites dans le DUME peuvent être réutilisées si celles-ci sont toujours actuelles. C’est là aussi un précieux temps d’économisé pour l’entreprise dans la préparation de ses réponses futures à des appels d’offres.
Que va-t-il se passer au 1er octobre 2018 ?
À cette date, la réponse électronique sera obligatoire et les offres papiers irrégulières. Toutes les personnes en charge de réaliser la partie administrative et l’envoi papier de la réponse vont devoir réapprendre à le faire de manière totalement dématérialisée.
Olivier Demilly, associé au cabinet Odialis, expert en dématérialisation des marchés publics et partenaire d’EXPLORE, nous présente les principaux prérequis afin d’assurer le passage en douceur à la réponse électronique.
Quels sont pour vous les prérequis informatiques ?
Olivier Demilly (Odialis) : « Il est important d’intégrer de nouveaux réflexes informatiques dans le travail des équipes. Par exemple, de vérifier les prés requis de son poste informatique qui peuvent changer très régulièrement. Il faut donc vérifier régulièrement la compatibilité de vos postes avec les prés requis des plateformes de marchés publics et intégrer cette vérification dans des procédures. »
L’organisation est-elle impactée ?
Olivier Demilly : « Oui, il vous faut stopper « le juste à temps » et prévoir le dépôt électronique la veille de la date limite de réponse. En effet, l’informatique n’est pas fiable à 100 %. D’autre part, il faut prévoir l’acquisition de certificats de signature électronique et organiser les délégations de signatures. Même si la signature (papier ou électronique) au moment du dépôt n’est plus rendue obligatoire avec le décret de mars, il sera toujours demandé de signer électroniquement en cas d’attribution du marché. »
Va-t-on enfin vers le « 0 papier » ?
Olivier Demilly : « La dématérialisation des marchés publics ne nécessitant pas d’imprimer les documents avant de les déposer il est nécessaire de mettre en place une organisation documentaire sur son poste ou serveur qui puisse remplacer les pochettes papier Il faut retrouver l’organisation papier qui permettait de s’assurer que toutes les pièces demandées étaient bien présentes, qu’elles étaient toutes signées avant de fermer l’enveloppe kraft. Il s’agit ici de créer de nouveaux réflexes sur les formats de fichiers à manipuler, à transmettre, et sur l’optimisation de la taille des documents, le plan de nommage… »
Avez-vous identifié d’autres leviers de transformation ?
Olivier Demilly : « Il s’agit aussi de repenser le marketing de votre offre pour la rendre accessible à une lecture sur écran et à une impression papier. Pour profiter pleinement de ces avantages et transformer cette obligation en opportunité pour votre entreprise, il est nécessaire de préparer vos équipes et de formaliser les règles à respecter pour garantir le succès de vos dépôts électroniques. Il vous reste encore quelques mois ! »
Pour plus d’information sur la formation à la dématérialisation des marchés publics, rendez-vous sur www.odialis.fr
Le sujet de la commande publique vous intéresse, n’hésitez pas à consulter notre page « Concentrez votre énergie sur les marchés à fort potentiel »
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