La Direction des Affaires Juridiques du Ministère de l’Economie, des Finances, de l’Action et des Comptes Publics a publié un double guide pour préparer les différents acteurs à la dématérialisation effective de la commande publique qui interviendra avec l’arrivée du DUME le 1er octobre 2018. A cette date, toutes les publications de marchés publics d’une valeur supérieure ou égale à 25 000 euros devront s’effectuer par une procédure dématérialisée.
Un premier guide s’adresse aux acheteurs. Le second guide est destiné aux opérateurs économiques.
Ces documents sont régulièrement étoffés par de nouvelles questions-réponses. Il ne faut pas hésiter à les consulter régulièrement d’ici le mois d’octobre 2018. Dématérialisation oblige : chaque document est bien-sûr accessible en ligne et se découpe en quatre grands thèmes.
Le profil d’acheteur
Il s’agit d’une plateforme de dématérialisation qui permet de gérer l’ensemble des actions autour d’un appel d’offres, de sa publication à la récupération des plis. Il est possible de passer par une plateforme mutualisée ou par un éditeur pour créer son profil acheteur. Ce dernier est donc indispensable à partir d’octobre 2018 et il est compatible avec le DUME. Une messagerie doit également être mise à disposition pour les échanges entre les candidats et le donneur d’ordre. Il est accessible aux candidats en principe via le site général du donneur d’ordre, sous une rubrique « marchés publics » dédiée. L’entreprise n’est pas obligée de s’identifier pour télécharger le dossier de consultation des entreprises, mais c’est conseillé si l’on souhaite être informé d’éventuelles modifications ultérieures. Il est conseillé de garder une copie électronique de la candidature et de ne pas s’y prendre au dernier moment pour parer aux soucis techniques qui pourraient se présenter.
Les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les entreprises
Ils sont déjà possibles mais pas obligatoires, en tout cas jusqu’au 1er octobre 2018… Passé cette date, les documents relatifs au marché seront uniquement accessibles en ligne et gratuits, sauf pour les procédures restreintes et négociées. Par ailleurs, une offre reçue uniquement sur clé USB ou en format papier sera considérée comme irrecevable. Pour prévenir les virus informatiques, ou le fait que certains documents ne peuvent pas être ouverts pour raison technique, une copie de sauvegarde peut être effectuée et envoyée sur clé USB. Elle ne sera exploitable que dans les cas précités. Les documents échangés entre les différents acteurs doivent être clairement identifiés par des intitulés de documents clairs. Le dépôt d’une offre sur la plateforme acheteur requiert que l’entreprise s’identifie. Il est recommandé d’imposer la signature électronique sur le profil acheteur.
Signer électroniquement les marchés
La signature électronique vaut la signature manuscrite. Elle est aujourd’hui possible, mais elle n’est pas obligatoire. Un décret en ce sens sera publié après la date du 1er octobre 2018 qui impose la dématérialisation de la commande publique. Cela permet de laisser le temps aux différents acteurs de s’équiper. Il est en effet nécessaire d’acquérir un certificat de signature pour mettre en place ce système et de s’organiser en interne pour savoir qui pourra signer puisque le certificat électronique est nominatif et installé sur un seul poste informatique. Il est suggéré de mettre la signature électronique en place dans la logique de dématérialisation qui est impulsée. Seule la signature finale d’attribution du marché est obligatoire pour l’entreprise attributaire, que ce soit de manière manuscrite ou électronique.
Le DUME
Le Document Unique de Marché Européen est une déclaration sous type de formulaire qui permet de réduire le nombre de documents à remplir par le candidat. Il s’imposera à terme et remplacera les autres formulaires auparavant renseignés par les entreprises répondant à un marché. Ce document est harmonisé pour l’ensemble de l’Europe. Il doit être accessible sur le profil acheteur. Depuis le 1er avril, l’acheteur est tenu d’accepter le DUME. Pour être prêt le 1er octobre pour la dématérialisation de la commande publique, que ce soit en tant qu’acheteur public ou opérateur économique, il est important de se renseigner en amont pour un passage en douceur à la nouvelle procédure. N’hésitez pas à consulter ces guides qui répondent aux questions les plus simples, mais aussi les plus complexes. Il n’y a pas de mauvaise question, l’important est de réussir son virage numérique !
Pour aller plus loin :
> le guide de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs
> le guide de la dématérialisation des marchés publics pour les opérateurs économiques
Si vous avez aimé cet article, découvrez celui sur La Dématérialisation des marchés publics : comment s’y préparer de façon sereine ?
