Une méthode gagnante pour garantir le succès de vos réponses
Accéder à la commande publique, savoir répondre efficacement aux appels d’offres publics est plus que jamais une priorité pour de nombreuses entreprises. 130 000 acheteurs publics publient environ 250 000 marchés par an, soit 685 par jour pour un total d’achat annuel d’environ 90 milliards d’euros.
Plus simple à dire qu’à faire… en particulier pour les TPE et PME qui débutent !
Le postulat de départ est d’être convaincu que répondre à un marché public est avant tout un acte commercial et que répondre à une consultation ne s’improvise pas.
Une fois le marché détecté, vous devez être prêt. Pour optimiser vos chances de succès, il vous faudra assurer :
- Une organisation adaptée
- Des équipes formées
- Une stratégie de réponse
- Du pilotage
Une organisation adaptée
La première étape consiste à mettre en place une détection de vos annonces de marchés efficace. C’est un des avantages des marchés publics par rapport aux marchés privés. Les acheteurs publics ont l’obligation de communiquer sur leurs besoins. Il est nécessaire à ce stade de bien réfléchir sur vos mots clés de recherche et votre secteur géographique. Si vous ne travaillez pas suffisamment cette phase, vous risquez d’être noyé sous des offres dont 95% ne seront pas pour vous. En fonction de votre activité, il faudra ajuster vos mots clés et décider de passer par un professionnel de la veille (ou pas).
Une fois le marché détecté, il vous faudra une organisation très réactive pour réaliser les premières actions : analyser le dossier et décider de répondre ou pas. Cette première phase doit se faire sous 72 heures. Il faut savoir que, pour la majorité des marchés, il n’y a pas de minimum de délai, le délai de réponse doit juste être « raisonnable ».
La décision de répondre ou de renoncer à une consultation est toujours un choix difficile, en particulier quand la consultation correspond à votre cœur de métier, et que vous pensez avoir les compétences nécessaires pour gagner.
Oui mais, décider de répondre sans mesurer les chances de gagner, c’est mobiliser des personnes dans votre entreprise à faire des prix, rédiger des documents durant plusieurs heures… pour rien ! Décider de répondre, c’est engager plusieurs heures, voire jours/homme. C’est un vrai investissement.
Décider de ne pas répondre, c’est prendre le risque de laisser filer une affaire et donc du chiffre d’affaires pour votre société.
Des équipes formées
Une fois votre décision de répondre, vos équipes devront mobiliser des compétences juridiques afin de décrypter administrativement, commercialement et techniquement les pièces du marché.
Elles devront maîtriser des compétences en matière de dématérialisation des marchés publics (signatures et certificat électroniques, le DUME, les plateformes…) pour sécuriser la procédure.
Elles devront mobiliser des compétences bureautiques pour assurer la qualité des documents marketing. Grâce à la dématérialisation, les documents sont de moins en moins imprimés. Il faut donc s’assurer que vos documents seront agréables à lire, et surtout qu’ils valoriseront vos atouts.
Une stratégie de réponse
Une fois votre organisation mise en place et vos équipes formées, il vous faudra développer une stratégie de réponse. Cette stratégie de réponse vous permettra de rédiger un mémoire technique pertinent. Votre mémoire technique est avant tout votre commercial. Il est le seul document qui va « vendre » votre entreprise, argumenter sur vos atouts, répondre aux objections que pourra se poser l’acheteur et obtenir la meilleure notation.
Pour définir une bonne stratégie il faudra atteindre plusieurs objectifs :
1. Avoir bien qualifié le besoin du client, ses attentes et décrypter les sous critères de notation
2. Avoir identifié, parmi vos atouts, les plus pertinents à valoriser
3. Avoir identifié, le cas échéant, les actions ou mesures à réaliser qui permettront de rendre votre réponse plus pertinente
4. Avoir imaginé la manière de les valoriser au travers du mémoire technique
Du pilotage
J’ai l’habitude de reprendre cette citation de Nelson Mandela pour rappeler à mes clients que dans les marchés publics : « On ne perd jamais, soit on gagne soit on apprend ». En effet, contrairement au privé, l’acheteur a l’obligation de justifier son choix vis-à-vis des entreprises évincées. Il doit vous informer de sa décision d’attribuer le marché à une autre entreprise et a l’obligation de vous communiquer, si vous en faites la demande, des informations complémentaires.
Fort de cette obligation, il est primordial de suivre vos résultats, de collecter et d’analyser les raisons de vos échecs. Est-ce le prix qui vous pénalise systématiquement ? Perdez-vous aussi à cause de mémoire technique ? Perdez-vous toujours face au même concurrent ? Perdez-vous uniquement chez des nouveaux clients ? Quel est votre taux de succès ? Toutes ces informations doivent être pilotées.
En maîtrisant ces 4 principes, vos investissements vous permettront d’optimiser vos chances de réussite et d’augmenter vos taux de succès.
Retrouver les 7 clés pour gagner vos marchés publics :
